Validación de datos Access

La validación de datos es el proceso de revisar los datos a medida que se ingresan. Un cliente ingresa información en un campo en un formulario web enlazado a tu base de datos. Si existen reglas establecidas de antemano que especifican qué busca ese campo, el formulario web sabrá si el dato es apropiado para dicho campo.

Reglas de validación

Las reglas de validación son directrices usadas para realizar esa validación. Estas se programan en Access cuando se crea el formulario web de tu base de datos. Las reglas de validación pueden incluir condiciones. Por ejemplo, cierto campo debe completarse sólo con números. Estas reglas aseguran que sólo ciertos tipos de datos se ingresen en ese campo.

Aremos un ejemplo de validación de datos.

Nuestro ejemplo trata de hacer una tabla de Pasaportes que solo se puede llenar información de personas nacidos entre los años 1990 a 2020.

1.       En primer lugar abrimos Access.

2.       Luego creamos la tabla:

Pasaportes

RNE	Nombres	Apellidos	Sexo	FechaNac	FechaSoli	Duracion
						0
						0

1.       Luego nos vamos a Vista de Diseño.

2.       Luego damos clic en FechaNac y en las propiedades del campo vamos a Regla de Validación, Escribimos esto:    >=#01/01/1990# Y <=#31/12/2020# esta condición es para indicarle al usuario que si la FechaNac es mayor o igual del 1 de Enero 1990 y menor o igual del 31 de diciembre 2020 podrá ingresar información.  De lo contrario si no cumple la condición nos vamos a Texto de Validación le dejamos un mensaje Error la fecha de nacimiento tiene que estar entre los años 1990 a 2020.

3.       Luego damos clic en FechaSoli y en la Propiedades del Campo vamos a Regla de Validación, Dejándole esta condición:    >=#01/01/1990# Y <=#31/12/2020#,  esta condición es para indicarle al usuario que si la Fechasoli es mayor o igual del 1 de Enero 1990 y menor o igual del 31 de diciembre 2020 podrá ingresar información. Y si no cumple la condición dejarle un mensaje en Texto de Validación: La fecha de solicitud tiene que estar solicitada entre los años 1990 y 2020.  Porque de lo contrario si no es entre esos años la persona no habría nacido.

4.       Al final ingresamos la información, probando a ver si lo que hemos hecho funciona.

Formatos de Campos Access

Cuando definimos un formato para un determinado campo, le estamos indicando a Access cómo deberá presentar los datos almacenados en el campo.

Para simplificarnos la tarea Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos, por ejemplo para los campos numéricos está el formato número estándar, moneda, etc., para el tipo fecha tenemos los formatos fecha corta, fecha larga, hora, etc.

Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente.

Sección	Descripción
Primera	El formato para los números positivos.
Segunda	El formato para los números negativos.
Tercera	El formato para los valores cero.
Cuarta	El formato para los valores nulos.

Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:

€#,##[Verde];(0,00€)[Rojo];"Cero";"Nulo"

Este formato numérico contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección. Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el € detrás y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los nulos por la palabra nulo.

Ejemplo:

         1.      Abrimos Access.

          2.      Luego creamos una tabla:

            Empleados

FechaIngreso	Nombres	Apellidos	Teléfonos	Salario	FechaNac	Departamento
20/03/2011	María	Del Carmen	26472312	2,000	05-mar-96	Cortes
12/03/2012	Luz	Ávila	26482015	35,000	11-mar-95	Yoro
17/07/2013	Ángel	Túnez	26472321	1,000	06-ene-96	Yoro

1.      Luego nos vamos a Vista Diseño.

2.      Nosotros le cambiaremos el Formato a FechaIngreso,  damos clic en FechaIngreso, y en Propiedades de Campo, vamos a la opción Formato, y la cambiamos a Fecha Mediana, y el Salario también lo cambiaremos, damos clic en Salario, y en las Propiedades de Campo el Formato lo ponemos en Euro, y Lugar decimales lo cambiamos a 0.

3.      Nuestra tabla nos deberá quedar así:

FechaIngreso	Nombres	Apellidos	Teléfonos	Salario	FechaNac	Departamento
20-mar-11	María	Del Carmen	26472312	€ 2,000	05-mar-96	Cortes
12-mar-12	Luz	Ávila	26482015	€ 35,000	11-mar-95	Yoro
17-jul-13	Ángel	Túnez	26472321	€ 1,000	06-ene-96	Yoro

 4. Comparemos la diferencia entre la primera tabla que creamos y esta.